1. Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

2. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión :

3. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa :

4. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos :

5. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final :

6. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

7. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

8. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

9. Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

10. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

11. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

12. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. F :

13. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

14. Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

15. Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

16. Listado de nombres de personas naturales o jurídicas :

17. Índice cronológico :

18. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental :

19. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

20. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

21. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos :

22. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes :

23. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables :

24. Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

25. Documento semiactivo :

26. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa :

27. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

28. Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

29. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.